Структура делового письма:

• Деловые сообщения начинаются с приветствия. В тексте автор что-то утверждает, сообщает, спрашивает, отвечает, обсуждает, просит.
• Суть следует излагать в первом абзаце.
• Все слова в наименованиях фирм, организаций и их подразделений пишутся с прописной буквы, за исключением предлогов, артиклей и союзов. Такое же правило написания относится к наименованиям должностей. С прописной буквы пишутся также все слова в указании на общее содержание письма, наименование документов, валют, товаров.

Время становится все более дорогим и люди не хотят читать лишних слов. Меньше слов - меньше ошибок.

• Greetings, если вы не знаете кто будет читать ваше письмо. Переводится: приветствия. Hello! Greetings for the day!
• Dear Madam or Sir можно использовать вместо Greetings.

Выбор правильного прощания в деловых письмах зависит от знакомства с получателем.

• Best wishes / Best regards, <your name> - обращается к друзьям/сослуживцам (Dear [имя]).
• Yours faithfully, <your name> - заключительная фраза в официальном письме, начинающемся с обращения, в котором не указывается имя или фамилия адресата; например, Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs. Переводится: С уважением, преданный или преданная Вам, с совершенным почтением.
• Yours sincerely, <your name> - фраза в конце письма, начинавшегося с обращения, в котором указывается имя или фамилия адресата; например, Dear Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия]. Yours sincerely, Mary. — Искренне Ваша, Мэри.

Примеры формального вступления (первый абзац):

• Following our meeting / phone conversation, … В продолжение нашей встречи/переговоров, …
• With reference to … Со ссылкой на …
• Regarding our … Относительно …
• I’m writing to confirm … Пишу подтвердить …
• Hope you are doing well, I checked with my billing team … - Надеюсь у вас всё хорошо, …

Вводные строки деловых писем ссылаются на предыдущую переписку, объясняют способ нахождения получателя или причину обращения.

• After having seen your advertisement in …, I would like … После просмотра Вашей рекламы в …, я бы хотел …
• After having received your address from … , I … Узнав Ваш адрес из …, я …
• I received your address from … and would like … Я получил Ваш адрес из … и хотел бы …
• I am writing to enquire about … Обращаюсь для справки о …
• I/We recently wrote to you about … Я/мы недавно писали Вам о …
• Further to our letter of … we … В дополнение к нашему письму от … мы …
• Thank you for your letter of [date] Благодарю за Ваше письмо от [дата]
• Thank you for your letter regarding … Спасибо за Ваше письмо относительно …
• Thank you for your letter/e-mail about … Благодарим за Ваше письмо о …
• In reply to your letter of [date], … В ответ на Ваше письмо от [дата], …
• In reply to your letter of … we are glad(pleased) to inform you that … В ответ на Ваше письмо от … мы рады сообщить Вам, что …
• In accordance with your order of … В соответствии с Вашим заказом от …
• In accordance with your request of… В соответсвии с Вашим запросом от…
• With reference to your fax dated … we are pleased to confirm that … Ссылаясь на Ваш факс, датированный …, мы рады подтвердить, что …
• With reference to your letter of [date] … Ссылаясь на Ваше письмо от [дата] …
• We refer to our letter regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …
• We refer to our telephone conversation regarding… Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно…
• Referring to your letter of … Ссылаясь на Ваше письмо от …

Заключительные строки деловых писем предваряют будущие события, повторяют извинения или предлагаю помощь.

• If you require any further information, don't hesitate to write me. Если вам потребуется дополнительная информация, не стесняйтесь, пишите мне.
• Thank you in advance for quick reply. Спасибо заранее за быстрый ответ.
• I am (We are) looking forward to your calling. - Я(Мы) с нетерпением жду вашего звонка.
• Once again, I apologize for any inconvenience. Повторно извиняюсь за неудобство. / И еще раз хотелось бы извиниться за беспокойство.

• Looking forward to a mutually beneficial relationship. - Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество.
• If you are not willing to accept this invoice, please inform us as soon as possible by replying to this e-mail letter. - Если вы не готовы принять этот счет, пожалуйста, сообщите нам как можно скорее, ответив на это письмо на почту.
• If you require any further information, feel free to contact me. Если Вам понадобится дополнительная информация, прошу связаться со мной.
• I look forward to your reply. Жду Вашего ответа. С нетерпением жду Вашего ответного письма (ответа).
• I look forward to hearing from you. Жду обратной связи. / С нетерпением буду ждать вестей от Вас (тебя). / Надеюсь на Ваш скорый ответ.
• I look forward to seeing you. До встречи. /С нетерпением жду нашей встречи. / Будем рады встретиться с Вами.
• We are looking forward to hearing from you. Ждём Вашего ответа.
• We look forward to your reply. Ждём Вашего ответа.
• Please advise as necessary. Прошу сообщать по необходимости.
• We look forward to a successful working relationship in the future. Надеемся на успешное взаимодействие в будущем.
• Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. В случае заинтересованности не стесняйтесь обращаться ко мне
• We hope that we may continue to rely on your valued custom Надеемся и дальше полагаться на Вашу постоянную клиентуру
• I would appreciate your immediate attention to this matter. Буду благодарен за Ваш скорейший отклик на это.
• Your early reply will be appreciated. Заранее благодарим Вас за скорый ответ.
• We would appreciate your cooperation on this matter. Будем благодарны Вам за сотрудничество в этом вопросе.
• I would appreciate your immediate attention to this matter. Хотелось бы выразить Вам признательность (Благодарим) за оперативность в рассмотрении данного вопроса.
• Awaiting your prompt reply В ожидании скорейшего ответа
• Feel free to send the feedback to me. Не стесняйтесь, присылайте обратную связь для меня.
• Feel free to contact us for further information. Если Вам необходима дальнейшая информация, просим связаться с нами.
• Feel free to contact us if you have any other questions or comments. Если у Вас есть какие-либо другие вопросы или комментарии, просим связаться с нами.
• If you have any questions or comments on the above mentioned do not hesitate to contact us. Если у Вас имеются вопросы или замечания по вышесказанному, пожалуйста, не замедлите связаться с нами.
• If you require any further information we shall be happy to let you have this, on request. Если Вам потребуется какая-нибудь дополнительная информация, мы будем рады предоставить Вам ее по Вашей просьбе.
• If we can be of further assistance to you, do not hesitate to write us. Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам.

• Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.
• If you like to continue this conversation, please feel free to call(contact) with me: Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной с помощью: (телефона или email)
• We very much regret to say, that… К большому сожалению, сообщаем, что…
• We apologize for… Мы извиняемся за …
• Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…
• I am sorry that…Прошу извинить за то, что…
• I am sorry for (см.герундий если извинения за прошедшие действия, а не текущие) - Я извиняюсь за что-то (Я виноват в чем-то). Пример: I'm sorry for the delay of response. - Я прошу прощения за задержку ответа.
• I am sorry, but I cannot be of assistance to you in this matter. Извините, но я не могу помочь Вам в этом деле.
• I was extremely sorry that… Я очень виноват в том, что…
• I must apologise that… Должен извиниться за то, что…
• I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…

• Please see the attached file … Пожалуйста, смотрите прикреплённый(приложенный) файл …
• We enclose / are enclosing … Мы прилагаем …
• We are attaching to this letter… Мы прилагаем к этому письму…
• We are sending you … under separate cover Отдельно направляем Вам …
• Please enclose … with your reply … Просим приложить к Вашему ответу …
• Enclosed you will find a copy of the contract. Копия договора прилагается.

Соединительные словосочетания структурируют деловую переписку.

• Apart from the above … Помимо вышеуказанного …
• As requested by you … В соответствии с Вашей просьбой…
• At the same time we would like to remind you that… Одновременно хотели бы напомнить Вам, что…
• Besides … Кроме того …
• First of all / In the first place … В первую очередь …
• Please note that … Просим принять во внимание, что …
• Further to the above … (In addition to the above …) В дополнение к вышеуказанному …
• In accordance with the contract inclosed … В соответствии с прилагаемым контрактом …
• In case of your refusal… В случае Вашего отказа…
• In case of your failure to make payment… В случае неуплаты…
• In case of delay in delivery (in payment) … В случае задержки в поставках (в уплате)
• In fact … Фактически …
• In this connection … В связи с этим …
• In connection with your request … В связи с вашей просьбой …
• In view of the above … Ввиду вышеизложенного …
• It is self understood …It goes without saying … Само собой разумеется, что …
• On the other hand … С другой стороны …
• Otherwise we shall have… В противном случае мы будем вынуждены…
• Moreover … Более того …
• Nevertheless … Тем не менее …
• The matter is/ The point is … Дело в том, что …
• To avoid delay in … Во избежание задержки в …
• Under the… enclosed… В соответствии с прилагаемым…
• We are sure (confident) that… Мы совершенно уверены, что…
• We are taking the opportunity to remind you that … Пользуясь возможностью напомнить, что …
• We cannot accept your point of view for the following reasons… Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам…
• We think/believe … Мы считаем, что …
• We have (no) difficulty in… Мы (не) испытываем трудности в…
• We have to admit that… Необходимо признать, что…
• We find (consider) it necessary (important, reasonable) to note … Считаем необходимым (важным, целесообразным) отметить …
• We wish to bring to you notice that / We would like to note that / We would like to note that … Обращаем ваше внимание на тот факт, что …
• We would welcome the opportunity… Мы были бы рады иметь возможность…
• You state (write, are writing) in your letter that … В Вашем письме Вы заявляете, что …

• AAMOF As A Matter Of Fact в сущности
• AFAIK As far as I know насколько я знаю
• BTW By The Way кстати
• CU see you увидимся
• F2F face to face наедине
• FOAF Friend of a Friend из третьих рук
• FYA For Your Amusement к вашей радости
• FYI For Your Information к вашему сведению
• HSIK How Should I Know? понятия не имею
• IMO In My Opinion по моему мнению
• IMHO In My Humble (Honest) Opinion по моему скромному мнению
• IOW In Other Words иными словами
• IWBNI It Would Be Nice If хорошо бы
• KIS Keep It Simple говори проще
• NRN No Reply Needed ответ необязателен
• OS Operating system операционная система
• OTL Over The Line сверх положенного
• OTOH On The Other Hand с другой стороны
• R Received получено
• TFS Thanks For Sharing спасибо за ссылку
• TIA Thanks in Advance заранее благодарен
• WOBTAM Waste of Bloody Time and Money потеря времени и денег
• WRT With Respect To с уважением к

Читайте также: Аббревиатуры и сокращения в английском языке

Dear Partners,

Thank you for your email. I am out of office until Monday, March 25th. I do apologize for any inconvenience.

Best regards, Nina Simone

Письмо-извинение. Letter of apology

Читайте также: Примеры 25 примеров ответов на положительные отзывы на английском и русском языках.